Zapomoga losowa to jednorazowe świadczenie, wypłacane pracownikowi, który z przyczyn losowych znalazł się w trudnej sytuacji finansowej i życiowej. Wypłacanie zapomogi losowej regulowane jest przepisami wewnętrznymi obowiązującymi u pracodawcy, przepisami rangi ustawowej, lub może zależeć od uznania pracodawcy. Część zapomóg losowych zwolniona jest z PIT.
Zapomoga losowa to świadczenie wypłacane pracownikowi, który znalazł się w trudnej sytuacji życiowej i finansowej. Jest to jednorazowa pomoc, może jednak być przyznana pracownikowi więcej niż jeden raz, jeśli istnieje ku temu uzasadnienie. Przyczyną może być klęska żywiołowa, zdarzenie w rodzinie pracownika, np. choroba kogoś bliskiego, bądź inne zdarzenie, które stawia go w wyjątkowo trudnej sytuacji finansowej.
Zasady przyznawania zapomogi losowej mogą wynikać z wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy, lub z ustawy – np. z Karty Nauczyciela. Pracodawca może jednak świadczenie takie przyznać z własnej woli, nawet, jeśli żadne przepisy tego nie przewidują. Przedsiębiorcy zobowiązani ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 2191) do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) są obowiązani do gospodarowania środkami ZFŚS zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym również podatkowymi.
Rzecz dotyczy pracodawców:
- zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
- zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli zakładowa organizacja związkowa zawnioskowała o utworzenie ZFŚS,
- zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy zamiast wypłaty świadczenia urlopowego zdecydowali się na utworzenie ZFŚS,
- prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
- Cel przyznawania zapomogi
W sytuacji jeśli pracownik znajdzie się w trudnej sytuacji życiowej w wyniku indywidualnego zdarzenia losowego pracodawca może go wesprzeć bezzwrotną zapomogą. Za indywidualne zdarzenie losowe uważa się wszelkie nagłe, niespodziewane, pojedyncze zdarzenia wywołane przyczynami zewnętrznymi, których nie można przewidzieć, a które są niezależne od człowieka, np. kradzieże, włamania, zniszczenie domu spowodowane zalaniem wodą lub pożarem, nieszczęśliwe wypadki, przewlekłą chorobę w rodzinie, śmierć członka rodziny. Nie wszystkie wydatki mogą być pokrywane z funduszu socjalnego. Do najbardziej popularnych rodzajów pomocy należą:
- dofinansowanie do wypoczynku pracownika oraz jego dzieci;
- paczki świąteczne oraz różnego typu bony i talony zakupowe;
- pożyczki z celami mieszkaniowymi – takimi jak remont, czy dofinansowanie do wykupu nieruchomości na własność;
- można opłacić wejścia do obiektów kulturalnych i sportowych, czy na prywatną opiekę medyczną;
- dofinansowanie/pomoc finansowa z powodu przewlekłej choroby członka rodziny.
Zapomoga może być finansowana zarówno z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jak i ze środków obrotowych firmy. Zdarza się, że pracodawca wspiera pracownika ze środków obrotowych, gdy wyczerpane zostaną już możliwości uzyskania wsparcia z ZFŚS.
Od 1 stycznia 2018 r. art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o PIT otrzymał nowe brzmienie, zgodnie z którym, wolne od podatku dochodowego są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci:
- a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
- b) z innych źródeł – do wysokości nie przekraczającej w roku podatkowym kwoty 6000 zł.
Zmiana w zasadach zwolnień tych zapomóg polega zatem na:
1) zlikwidowaniu limitu zwolnienia w sytuacji, gdy zapomoga finansowana jest z ściśle określonych źródeł, np. z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz
2) podniesieniu limitu zwolnienia zapomóg, jeżeli są finansowane z innych źródeł niż określone w art. 21 ust. 1 pkt 26 z 2280 zł do 6000 zł rocznie.
- Główny beneficjent
Wszyscy pracownicy, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji życiowej ze względu na indywidualne zdarzenie losowe mogą starać się o bezzwrotną lub zwrotną zapomogę, jeśli przedstawią dowody np. na niski dochód gospodarstwa domowego i nagłe zaistnienie potrzeby pomocy materialnej z przyczyn losowych, lub przedstawią na trudną sytuacją
z powodu przewlekłej choroby członka rodziny (np. orzeczenie o niepełnosprawności).
Ze środków ZFŚS mogą korzystać pracownicy, którzy są zatrudnieni na podstawie:
- umowy o pracę;
- umowę powołania;
- umowę mianowania;
- wyboru;
- lub mogą przebywać na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych, z wyjątkiem urlopów bezpłatnych.
Do zapomogi z ZFŚS również mają prawo:
- członkowie rodziny;
- emeryci (byli pracownicy) i renciści oraz ich członkowie rodziny;
- osoby, którym pracodawca wskazał w regulaminie ZFŚS prawo do korzystania
z funduszu na podst. art. 2 pkt 5 Ustawy o ZFŚS.
Korzyści dla pracodawcy
- Budowanie w firmie kultury opartej na empatii.
- Wzrost satysfakcji i zaangażowania pracowników.
- Wzrost lojalności pracowników.
- Budowanie wizerunku dobrego pracodawcy.
Korzyści dla pracownika
- Uzyskanie wsparcia finansowego w trudnej sytuacji życiowej.
- Poczucie, że można liczyć na wsparcie ze strony innych ludzi.
- Poczucie bezpieczeństwa.
- Charakter prowadzonej działalności
Każda firma – bez względu na wielkość i charakter prowadzonej działalności – może wspierać finansowo pracowników, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji losowej. Jedynym ograniczeniem są posiadane środki finansowe. Wysokość zapomogi zależy jednak od pracodawcy, można więc ją dostosować do możliwości firmy.
- Koszty
Zapomoga jest świadczeniem jednorazowym, więc nie obciąża na stałe budżetu pracodawcy. Jej koszty zależą od kwoty, jaką pracodawca zdecyduje się wesprzeć pracownika lub od tego, jaki limit dofinansowania przewiduje w takich sytuacjach regulamin ZFŚS.
W firmach zatrudniających powyżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty zapomoga jest zwykle finansowana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który tworzy się z corocznego odpisu podstawowego. Koszty pracodawcy ograniczają się wtedy do kosztów związanych z administrowaniem tym funduszem.
W przypadku finansowania zapomogi ze środków obrotowych przedsiębiorstwa wydatek ten w całości odciąża pracodawcę, nie można go też wliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Zapomogi wypłacane w sytuacji zdarzeń losowych są w całości wyłączone z oskładkowania.
- Rekomendacje
- Pracownik ubiegający się o zapomogę powinien złożyć do pracodawcy wniosek, opisując swoją sytuację życiową uzasadniającą wypłatę świadczenia.
- Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinien dokładnie opisywać zasady, zgodnie z którymi wypłacane są zapomogi. Może np. limitować kwotę zapomogi, częstotliwość jej otrzymywania, termin jej przyznawania
i dokumenty, jakie pracownik powinien dołączyć do wniosku o zapomogę.
- Zapomoga socjalna
Zapomoga socjalna jest zapomogą wypłacaną ze środków ZFŚS lub ze środków obrotowych pracodawcy. Jest to rodzaj świadczenia socjalnego, pomoc w trudnej sytuacji materialnej. Przyznaje się więc ją w przypadku, kiedy pracownikowi pogorszył się status materialny, np. utrata pracy przez współmałżonka. Zapomogi (inne niż „losowe”) wypłacane z funduszy zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej pracownikom należącym do tej organizacji, od 2018 roku są zwolnione z opodatkowania do kwoty 1000 zł.
- Podanie o zapomogę
Podobnie jak przy zapomodze losowej i tu najlepiej przedstawić wniosek w formie pisemnej. We wniosku oprócz danych pracownika, należy uzasadnić prośbę opisując sytuację losową, materialną. Zdarza się, że przy takiej formy pomocy, pracodawca wymaga szczegółowej dokumentacji potwierdzającej trudną sytuację wnioskującego. Zazwyczaj potrzebne są zaświadczenia o zarobkach członków rodziny lub ich braku, wykaz zaległości w płatnościach, rachunki za remont itd.
- Stawki PIT po przekroczeniu limitu zapomóg losowych i socjalnych.
Zapomogi nie podlegają opodatkowaniu, jeśli ich wysokość w danym roku podatkowym nie przekracza kwot wymienionych w ustawie. W przypadku przekroczenia wolnej kwoty stawki podatku dochodowego od osób fizycznych wynoszą odpowiednio:
- 10% podatku dla emeryta lub rencisty po przekroczeniu kwoty 3000 zł (art. 30 ust. 1 pkt 4).
- 17% podatku dla pracownika po przekroczeniu kwoty 1000 zł w przypadku zapomóg innych niż losowych, oraz po przekroczeniu kwoty 6000 zł w przypadku zapomóg losowych, jeżeli są finansowane z innych źródeł niż określone w art. 21 ust. 1 pkt 26.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz. U.
z 2016 r., poz. 800), - Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U.
z 2016 r., poz. 2032 ze zm.), - Ustawa z 27 października z 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2017 r., poz. 2175).
Magdalena J. Tomczyk